玩轉Outlook的小竅門

來源：《華爾街日報中文網》2009年 10月 02日

如果你是上班族﹐很可能用的就是微軟公司的Microsoft Outlook電子郵件程序。

但你有沒有做到物盡其用呢﹖

雖然使用Microsoft Outlook的人很多﹐但其中有些功能往往被大家忽視﹐除非你仔細研究菜單選項﹐或嘗試過快捷鍵的運用。很多這種小竅門能在用戶手冊上找到﹐但用戶往往更願意把時間花在撰寫或回復郵件上﹐而不是翻看手冊。

近來我評測了一個名叫Postbox的程序﹐它能以一種獨特的方式顯示電子郵件及其相關內容。其實Outlook也有額外的功能﹐但不太容易被用戶發現。下面﹐我把自己認為Outlook中比較好但不為人知的一些功能列舉出來﹐版本是Outlook 2007﹐這是很多人目前都在用的﹐此外還列舉了一些Outlook 2010中將會囊括的小竅門－－該版本預計於2010年春末夏初投放市場。

搜索功能

除了簡單地在Outlook的搜索欄中輸入文字進行查詢外﹐你還可以通過設定具體參數﹐幫助搜索引擎縮小查尋範圍。舉個例子來說﹐如果我記得有個朋友曾經發給我一封標題中帶有“LSU票”文字的郵件﹐就可以輸入﹕“subject: LSU”﹐把所有關於路易斯安那州立大學(Louisiana university)的郵件拉出來。如果我想找莫莉(Molly)發來的全部郵件﹐可以輸入“from: Molly”。此外﹐還有其他幾個參數都可以採用同樣的方法﹐比如“收件人”(to)、“已發送郵件”(sent)、“抄送”(cc)和“郵件大小” (message size)等。

在Outlook菜單的文件夾列表中﹐有一個放大鏡圖標的“搜索文件夾”(Search Folders)功能﹐能把你最常搜索的結果保存下來。比如說﹐你經常在郵件中搜索航班信息﹐就可以創建一個名為“旅遊”的搜索文件夾﹐保存所有含有航空公司名字的電子郵件﹐並經常進行更新。

創建新搜索文件夾的流程如下﹕點擊“搜索文件夾”的圖標﹐選擇“新搜索文件夾”(New Search Folder)﹐然後跟隨一連串的步驟﹐選擇預先設定好的文件夾類型﹐如“直接發送給我的郵件”(mail sent directly to me)﹐“大郵件”(large mail)﹐或“標示需要回復的郵件”(mail flagged for follow up)等。你也可以自己定制一個搜索文件夾﹐讓搜索引擎把在特定郵件區域中出現特定文字的郵件找出來。

彩色標識

要想讓特定的電子郵件在列表中凸現出來－－比如老闆發來的郵件﹐或專門發給你的郵件－－你可以制定一個規則﹐以特定顏色標出郵件﹐或讓那些郵件以黑體字、特定字體和大小顯現出來。想想看﹐你再也不會漏看媽媽發來的電子郵件﹐因為它們在郵件列表中是以紅色的14磅字體標識出來的﹐而且還帶有下劃線。

設定郵件標識方式的流程如下﹕點擊Outlook菜單的“工具”(Tools)選項﹐選擇“分類”(Organize)、“使用顏色”(Using Colors)﹐然後為不同的人選擇不同的顏色標識。要想增加字體和大小等更多的自動設定﹐可以在“使用顏色”界面的右上方選擇“自動格式” (Automatic Formatting)﹐按下“增加”(Add)選項來創建更多的標識規則。

日曆功能

Outlook Calendar日曆程序可以呈現出你想要的風格﹐而非默認的樣子。舉例而言﹐如果你喜歡以每小時為間隔來安排日程﹐而非默認的半小時間隔﹐就可以在任何時間顯示上單擊鼠標右鍵﹐然後選擇60分鐘的選項﹐也可設定其他間隔方式﹐如5分鐘﹐10分鐘和15分鐘。

Outlook還可以在本時區旁邊顯示其他時區的時間﹐只要在時間顯示上單擊鼠標右鍵﹐選擇“更改時區”(Change Time Zone)﹐然後在“同時顯示其他時區”(Show an Additional Time Zone)的選項上打勾即可。這對經常和遠方的同事協作辦公的人來說很有用﹐免得他們沒考慮好別人所在的時區﹐把時間弄錯。這裡還有一個“轉換時區”按鍵 ﹐可以很快地從一個時區切換到另一個時區﹐這對經常到各地出差的人來說很有用﹐方便其把Outlook設置成當地時區﹐顯示他們正在那裡工作。

與彩色標識電子郵件一樣﹐日曆也能按預先設定好的類別進行自動分類﹐如“私人”(Personal)、“外出”(Travel)和“家庭”(Family) 等﹐原理是程序在日曆內容中尋找“網球”（私人活動）、“聯合”（外出活動）﹐以及爸爸、媽媽或艾里森(Allison)等人名（家庭活動）的字眼﹐用這些詞語描述的活動能自動按指定顏色進行分類﹐讓日曆在視覺上一目瞭然﹐很容易就能區分出不同的活動類型。

另一個有用的日曆小竅門是﹕按住鍵盤上的CTRL鍵﹐並選擇日曆小視圖上的某幾天﹐日曆就會只顯示這些天數的活動安排。因此﹐如果我想看9月19號、22號和24號﹐只要按住CTRL鍵並選擇這些日期﹐就能在右邊的顯示面板上看到這幾天的日程。

聯繫人的可視效果

Outlook中的所有聯繫人都能配上相應的照片﹐只要雙擊某人名片上的小頭圖標﹐然後從圖片收藏中選擇一張照片即可。在同一公司使用Outlook的同事可以把自己的照片添加到名片上﹐就能在電子郵件中顯示出他們的照片。

每張聯繫人名片的右上角都有一張數字名片的縮略圖﹐在上面單擊右鍵就能名片進行編輯﹐然後複製粘貼到任何電子郵件的簽名檔上。

未來的功能

微軟公司表示﹐希望能讓明年推出的Outlook 2010工作起來更順手﹐創建更聰明的規則﹐減少不必要的手動操作。

這種做法的一個例子是﹐新版本Outlook中的電子郵件將默認設置為談話方式－－有點像Gmail現在的樣子。一個“忽略”(Ignore)按鍵將把同一談話的未來所有郵件放入“已刪除文件夾”(Deleted Items folder)﹐甚至包括那些標題已經改變的郵件﹐因為微軟使用一個特殊的識別程序﹐能知道郵件之間的相互關係。一個“清除”(Clean Up)按鍵能將所有的冗余郵件放入“已刪除文件夾”﹐只在談話中留下那封最近的郵件。

另一個功能是Outlook 2010中的“會議召集”(Reply with Meeting)﹐能讓用戶在郵件之外創建一個會議邀請。點擊“會議召集”按鍵後﹐系統會自動通知郵件中的所有收件人參加會議。

會議的名稱與郵件標題一樣﹐如果用戶都在同一個公司的局域網上﹐且都使用Outlook Calendar﹐該工具也能尋找每個人日曆上可供選擇的時間和日期來安排會議。

Outlook 2010還有一個省時省力的功能﹐即“快捷步驟”(Quick Steps)﹐這些快捷方式點擊一下就能同時執行人們在操作郵件時經常用到的數個指令。如果你選擇一個名叫“回復並刪除”的快捷步驟﹐系統就會回復某個郵件﹐並把原始郵件刪除。用戶也能自己創建個性化的快捷步驟﹐如一個名為“社交”(Social)的快捷步驟﹐選擇後就能標注某個郵件為已讀﹐將其放入一個特定的文件夾﹐並標注為一個特定的類別。

Katherine Boehret
（編者按﹕本文作者Katherine Boehret是《華爾街日報》科技欄目The Mossberg Solution的專欄作家。該欄目主要介紹一些最新的科技產品﹐為讀者提供購買指南。）